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本記事では、ビジネスライティングの基本となる心構えと全体像についてお伝えします。

ビジネスライティングとはどんなものなのか、全体像を知っておくと、自分が注力すべきことがわかってきます。

そのうえで、実際にライティングを始めようと思ったときに、心構えを持っているか持っていないかで文章へ取り組む姿勢が変わり、成果物の方向性も大きく変わってしまいます。

本記事を通して、生涯使えるライティングとの向き合い方をぜひ持ち帰ってください。

とりペンさん

【ナビゲーター】とりペンさん
ビジネスライティングラボ編集部に鍛えられている、文章を鍛えたいペンギン。上の顔が本体で、下の顔っぽいところは模様なんだとか。

本記事のゴール

・ビジネスライティングが身につくと、どういったスキルが得られるのかが具体的に把握できている状態

・ビジネスライティングを通してどのような文章を書き分けられるかが具体的に把握できている状態

・上記の能力を身につけるにおいて、心構えが理解できている状態

ビジネスライティングはまったく難しくない

とりペンさん

だまされないぞ!ビジネスって高度なテーマを扱いそうだから、めっちゃ難しそうに聞こえるんだけど…。

いいえ、そんなことはありません。

そもそもビジネスライティングは、「書くことで読み手の課題を解決する」ことができればよいのです。

つまり、場合によりますが、課題解決につながらない以下のような言葉は、ビジネスライティングでは使いません。

ビジネスライティングで使わない言葉

・漢検1級で出てくるような賢そうな表現、熟語
・小説で出てくるような想像をかきたてる形容詞、形容動詞、副詞
例)おびただしい、わらわらと
・人によって解釈が異なる、抽象度の高い動詞
例)がんばる、徹底する

いかに「簡潔に」「わかりやすく」「課題解決につながる」文章に仕上げられるかが重要になります。

使う表現も多くはありませんし、構成もある程度の型はあります。

ですが、これからお伝えする心構えを持っていないと、意図せず「ビジネスで使いにくい文章」に仕上がってしまう可能性があります。

文章の質を安定させたいのであれば、まずは「ビジネスで使いやすい文章」に仕上げるための心構えを無意識に落とし込むことが大切です。

文章を書く前に知るべき7つの心構え

文章の質を高めるためには、「書き手としての考え方」「読み手への配慮」の2つの視点が必要です。

どんなに自分の中での文章の質が上がったと思っていても、読み手への配慮がないだけで、まったく読まれずに終わってしまうこともあります。

反対に、がんばって伝えようと努力しようとしてくれているのはわかるが、文章がイマイチで、読むに耐えないということもあります。

書き手としての考え方、読み手への配慮の両方を併せ持つために必要な要素について、それぞれ解説します。

文章の書き手としての4つの考え方

①:まずは質より量をこなす

文章は、書いて、書いて、書きまくりましょう。量をこなすべき論は、文章を扱う界隈では耳にタコができるくらい言われる話です。

例えば、ブロガーの世界では、100記事書いてやっとスタートラインと言われています。

編集部にもアフィリエイトブログを書いていたメンバーがおりますが、「3ヶ月毎日書いて、ようやく成果が数字に現れるようになってきた」と話しています。

他にも、コピーライティングの世界では、数十個ひねり出して、もうアイデアがないと思った先に本当にいいコピーがあると言われています。

インプットばかり増やして頭でっかちになっても、文章は洗練されません。自分の得意分野や苦手分野を把握するためにも、とにかく書きましょう。

とりペンさん

そんなこと言われても、何を書けばいいの?書くネタがないんだけど…

なるほど!そんなあなたにいい方法を教えましょう。それは文章の「書き写し」です。

いい文章を書くには、いい文章を書き写すのがてっとり早い方法です。いわゆるTTP(徹底的にパクれ)ですね。

ただし、パクったコンテンツを世の中に出してはいけませんよ。コピーコンテンツということで訴えられてしまいます。

とりペンさん

書き写しするべき”いい文章”って言われても、何がいい文章かわからないんだけど…

そんなあなたは、「ジャパネットたかた」「TED×TALK」のような通販番組やプレゼン番組の文字起こしをおすすめします。

例えば、ジャパネットたかたさんは、テレビが主流だった時代から、数分のすきま時間でプレゼンをして、ものを売ってきました。いわば短時間で人を動かすプロです。

そんなプロが何十年もかけて練り上げたプレゼンですから、人を動かすためのエッセンスが詰まっているはずです。書き写しながら、どんな内容が人を惹きつけているのかを追体験できます。

騙されたと思ってぜひ試してみてください。

②:自分の頭だけで完結させない

あなたが書く文章は、もしかするとあなたの専門分野外かもしれません。その分野の第一人者でない限り、頭の中の情報だけで文章を書き上げるのは、得策ではないでしょう。

「インターネットの記事や動画」「雑誌や書籍」は大前提として、「まわりに聞く」のような泥臭い情報収集も活用し、記事の視野を広げていきましょう。

③:一次情報を取りに行く

最も貴重な情報は「一次情報」。すなわち、ご自身が体験したオリジナルの情報です。

体験は世界で1人のオリジナルなもので、他の記事とかぶりようがありません。人はオリジナルの情報に価値を感じます。

書く対象のテーマについて、自分の体験談があれば活用し、なくても体験しにいくくらいの熱量があると、よい記事に仕上がるはずです。

現に、ヒットしている漫画家さんや作家さんは、作品の中に出てくる街や自然、人物などを描写するために、自ら取材に行きますよね。

一流であればあるほど、自分の感性を増やすことに労を惜しまないのです。

④:細かいことをごちゃごちゃ考えず、のびのびと書いてみる

色々とお伝えしてきましたが、最終的には自分が気持ちよく書ける状態をつくることが大事です。

気持ちよく書くことで、コンテンツを継続的に生み出すハードルが下がります。どんな施策でもそうですが、ある程度正しい努力を継続できる人が利を得られるのです。継続できること自体がすでに素晴らしいのです。

のびのびと文章を書き続けられるような心持ち、環境を作るということは、細かなテクニックより大事なことと、心得てください。

文章の読み手に配慮する3つの考え方

いくら自分の中で文章力を高める努力をしても、ライティングは読み手に評価されるものです。読み手がどういう気持ちで、どういう読み方をするかまで配慮する必要があります。

読み手視点に立つと、どのような考え方が必要になるのか、3つお伝えします。

⑤:「あなたの文章なんて誰も読みたくない・信じたくない」という前提で書く

想像がつきにくいかもしれませんが、小説などの読むこと自体が目的のコンテンツでもない限り、読み手はあなたの文章なんて読みたくないし信じたくもないものです。

わざわざGoogleで検索をしてあなたの記事にたどり着いたとしてもです。

とりペンさん

え、じゃあ、なんでみんな読みたくもない記事を読んでいるの?

それは、課題解決をするためです。

極端に言えば、課題解決になるのであれば、画像1枚と補足1行だって構わないのです。インターネットの辞典なんかは1行で問題解決ができるパターンですね。

このことを念頭に置くと、文章構成でやってはいけないことが見えてきます。

例)
・文章の最初で結論をもったいぶると、課題解決になるかわからないので離脱する
・文章そのものが読みづらいと、課題解決に直結しないと思って離脱する

「書いた文章は隅々まで読んでもらえる」という甘えた考え方は捨て、読んでもらうためにはどのように工夫すべきかを考えながら書き進めるようにしましょう。

⑥:「不特定のみなさん」ではなく、「特定のあなた」に向けた手紙だと考えて書く

読み手は文章なんて読みたくないので、その文章が自分と関係ないものだと感じるとすぐに離脱します。

裏を返すと、あなたは読み手に対して、文章を自分ごとだと思ってもらいたいわけですよね。

そのためには、「皆様」に向けて書くのではなく、「あなた」に向けて書くようにしましょう。

とりペンさん

たしかに、「皆様」っていわれても他人事のようでドキッとしないよね。誰にも響かない言葉なのかも。

そもそも、自分ごとだと思ってもらえる究極のマーケティングは、1:1でのコミュニケーションです。

ほんとうは1:1のコミュニケーションで伝えたいところを、100人、1,000人に1人ずつ伝える時間がないから、仕方がなく不特定多数に伝わる媒体で発信しているのです。

読んでもらいたい特定の誰かを思い浮かべながら、その人1人にお手紙を書くような気持ちで進めてみてください。

そうすれば、自然とメッセージが強くなり、特定の層に強く共感してもらえるはずです。

⑦:媒体や目的によって読み手がどんな読み方をするかを想像する

こちらも「あなたの文章なんて誰も読みたくない」につながる話です。

文章は、掲載される媒体や読み手の目的によって書き方を変えなければ響きません。例えば、以下のような配慮が必要です。

例)
・ブログの文章は課題解決しに来る人が多いので、見やすく体系的に
・アニメーションのシナリオはエンタメ要素が強いので、ストーリーにして緩急が出るように
・コピーライティングは目を留めるのが目的なので3単語前後で強い言葉を

もっと細かく配慮しようとすると、以下のような工夫も出てくるかもしれません。

・ビジネスマンは忙しいから、見出しだけななめ読みするだろうな…
・ここにリンクボタンを置くと、変なところに飛ばされないか不安に思う人もいるだろうな…
・Instagramでは大量の情報が出てくるだろうから、アイキャッチで保存して後でじっくり読むだろうな…

⑤~⑦すべてに言えることですが、読み手のことを考えて考えて、ストレスなく情報が吸収できる方法を突き詰めることにチャレンジしていきましょう。

ビジネスライティングで差をつけるために持っておきたい7つの力って?

これから挙げる7つの力は、それぞれ別の記事に詳細を載せますので、まずは概要だけ押さえてください。

①:顧客理解力

ビジネスライティングは「顧客の課題を解決する」点に価値があります。ですので、顧客の悩みが出発点になっています。

そもそも、読み手はどんな人物で、どんなことに悩んでいて、どういう行動を取っているのかを解像度高く想像できないことには、顧客に価値を感じてもらうような文章は書けません。

たとえ不特定多数に発信するものであっても、ライティングは想定顧客への1:1のお手紙だということを忘れずに、当事者に想いを馳せながら書き進めるようにしましょう。

②:媒体特性理解力

誰に何を届けるかが正しくても、届ける媒体によって表現が刺さらないこともあります。また、届けようとしている媒体を顧客があまり使っていない可能性もあります。

どの媒体にどういう特性があって、どういうユーザーが集まるのか。その媒体ではどういう表現を使うと共感してもらいやすいのか。媒体特性に合わせて適切な書き方を行いましょう。

とりペンさん

業界権威みたいな真面目なジャーナルでくだけた表現を使いすぎない、とか、暇つぶしで見られるSNSでお堅いネタを出さない、とか、場所の空気を読もうぜって話だね!

③:企画力

文章力がなくても面白い文章を生み出すコツがあります。

それは、企画内容や切り口を面白くすることです。そもそもの企画が面白ければ、企画の様子を淡々と説明しているだけですでに面白くなるからです。

企画力と言っても、ゼロから斬新なアイデアを思いつくことではありません。すでにあるものをうまく組み合わせて、面白い企画になっているものの方がむしろ多いです。

文章をどう面白くするかより先に、企画をどう面白くするかを考えることがポイントです。

④:リサーチ力(+ヒアリング力)

企画を形にする過程で、面白い情報をどのように引っ張ってくるかは腕の見せどころです。

インターネットで調べた情報を切り貼りするだけでは、本当に価値あるコンテンツは生まれません。

我々が定義するリサーチ力には、以下の4つの力が含まれます。

リサーチ力を構成する4つの力

・情報を探す力
・情報をわかりやすく読み解く力
・情報を深堀りする力
・情報を人から引き出す力

国語の勉強でやってきたような内容ですね。

漫画家さんや作家さんのような優れたコンテンツを生み出す方には、このリサーチ力が備わっています。よく「取材」と言われるものですね。

この世のすべての事象を自分で体験することが難しい以上、いかにリサーチ力を駆使して「疑似体験」できるかは重要です。

とりペンさん

いまはAIがあるから調べるのはラクになったけど、AIの内容が正しくて面白いとは限らないもんね。

⑤:文章構成力

届ける相手、届け方、届ける材料が揃ったら、調理に入ります。

ただ、やみくもに材料を並べてはいけません。読み手が消化しやすいように、何を、どのような形で、どのような順番で配置するかまで考える必要があります。いわゆる文章の設計図ですね。

このことを我々は文章構成力、情報設計力と呼んでいます。文章構成力が弱いと、せっかくのいい材料も、読み手にまったく伝わらず、台無しになってしまいます。

なぜこの情報を使うのか、なぜこの情報を前に持ってくるのか、設計の時点ですべてに根拠をもたせられるように組んでいくことで、読み手の課題解決がスムーズに進むようになります。

⑥:アウトプット力(ライティング力)

ここまで来て、やっと文章を書き出すフェーズになります。とにかく、きれいな文章を模倣したり、量を書くことに専念してください。いいコピーは量を出した先に初めて見つかるものです。

もう1つ。継続して書くための、自分なりのコツを掴むこともポイントです。コンテンツ発信に失敗するケースで多いのが、成果が出るまで耐えきれなくなって、コンテンツ作成を止めてしまうことです。

多くの人が途中で止めてしまうので、発信を継続するだけで、すでに上位数%といえます。ライティングのようなコンテンツの発信においては、「量」と「継続」が重要と心得ましょう。

最近はClaude3のようなAIツールにメモを入れて文章化するように指示すると、きれいな文章のたたき台をものの数分で作成してくれるようになりました。

AIツールによって「作業」の時間が減ったので、書き出されたもので満足せずに、いかに質を突き詰められるかの勝負になってくると予測しています。

とりペンさん

誤字脱字とか、しょうもないミスのチェックにかける時間は、AIを使うとほぼなくなるかもしれないね!

⑦:違和感発見力(推敲力)

文章を書ききって、安心してはいけません。あなたが読んでいてストレスを感じないことと、読み手の立場でストレスを感じないかはまた別の話です。

いかにささいなストレスを排除できるかが、文章の精度を上げる大事なポイントとなります。

誤字脱字などの初歩的な部分はもちろん、難しい言葉を使いすぎていないか、背景知識がない人でも理解できる構成になっているか、など、推敲すべき点はたくさん出てきます。

初稿は完ぺきではないということを前提に、実は初稿のライティングよりも違和感をなくす方に時間を使うべき、ということを意識しておきましょう。

7つの力すべてを身につけなければいけないのか?

とりペンさん

たくさんあるじゃないか…。これって、すべてできないとビジネスライティングが身についたとは言えないのかな?

もちろん、すべてを網羅できればよいですが、当然、人なので得意不得意はあります。アイデアを出すのは苦手だけど、アイデアを文章にするのが得意な方もいます。

逆に、文章を細かく整えるのは苦手だけど、しっかり独自の企画をリサーチして出せる方もいます。

結論、7つの力のうち、必要な部分だけを選んで身につけてもらえれば、それでOKです。

ただし、いま必要でない部分であっても、どんな考え方をするのかを知っておくことは、得意な人とうまく連携するためにも大事です。

7つの力を具体的に学んでいく中で、「この分野は食わず嫌いしていたけど好きだな」「意外とこの分野は向いているかもしれないぞ」など、新たな可能性の発見を楽しんでください!

文章を目的別に書きわけるための4つの分類

ビジネスライティングに必要な力を理解したところで、次に文章の分類についてお話します。

文章を目的別に分類すると、どういう書き方をすると読み手に響きやすいかの指針がわかります。

まず、こちらの表をご覧ください。

文章の分類としては左下から時計回りに、「情報共有」「関係構築」「態度変容」「行動促進」の4つです。それぞれの特徴を見ていきましょう。

情報共有ライティング

情報共有ライティングとは?

⚫︎目的
○情報を正確に伝えるため

⚫︎利用シーン
○議事録、営業報告、ドキュメントのフォルダ分け、ニュース原稿など

⚫︎ポイント
○原則は主観を入れず、中立的に書く
○老若男女誰にでも伝わる表現で書く
○背景知識がない人でもわかるよう、必要に応じて内容を補足しながら書く
○余計な修飾はせず、箇条書きなどでシンプルに書く

情報共有のキーワードは「正確」「中立」「シンプル」です。ニュースのように不特定多数に見られることを想定する必要があるので、1人の誤解も生まないようにまとめることが重要です。

関係構築ライティング

関係構築ライティングとは?

⚫︎目的
○相手とのつながりを強くするため

⚫︎利用シーン
○メール(メルマガ)、LINE(LINE公式)、Twitter、クラウドファンディングなど

⚫︎ポイント
○原則、1:1または少数を想定して書く
○対象者が共感しやすい表現で書く(略語や絵文字もOK)
○主観や気持ちなどを入れてもOK

関係構築のキーワードは「安心」「共感」「配慮」です。

不特定多数というよりは、特定の関心や目的を持った「あなた」とのやり取りを想定する必要があるので、「あなた」の特徴や性質に合わせて表現を変えましょう。

人の特徴や性質については諸説あるので、自分がしっくりくる分類を使うとよいでしょう。

例)
・ハミルトンメソッド(8つのプロファイル)
・MBTI
・コーチングのタイプ分け

態度変容ライティング

態度変容ライティングとは?

⚫︎目的
○雷に打たれたような感動や意識変革を行なうため

⚫︎利用シーン
○物語のシナリオ、講演のシナリオなど

⚫︎ポイント
○ヒーローズジャーニーのようなストーリー形式で書く
○頭の中に五感すべてのイメージ映像が浮かぶように書く
○読み手が想像する予定調和をいい意味で裏切る展開で書く
○個性・感情を全面に押し出す

態度変容のキーワードは「ストーリー」「緩急」「衝撃」です。

関係構築では読み手に共感するコミュニケーションを行いますが、態度変容は自分の世界に巻き込んでいくイメージです。

古くはヒトラーやキング牧師の演説あたりにヒントが隠されています。感動や衝撃は、予定調和と裏切りの波の落差を大きくすればするほど生まれやすくなります。

これが体系化されているのが「ヒーローズジャーニー」です。

タイタニックなどのヒット作は、ほぼこのヒーローズジャーニーの流れに則っています。「シナリオライティング」の記事で詳しく解説します。

行動促進ライティング

行動促進ライティング

⚫︎目的
○商品(サービス)への購買欲を高めるため

⚫︎利用シーン
○セールスレター、SEOライティング、CMのシナリオなど

⚫︎ポイント
○人を動かす3つの要素「欲」「危機感」「他人の事例」を満たすように書く
○購入の障害になる懸念点を先回りしてすべて書く
○社会心理学の要素を加えながら書く

行動促進のキーワードは「信頼性」「権威性」「重要性」「緊急性」などたくさんあります。

人が対象商品やサービスを認知してから購買に至るまでには心理的なハードルがあり、そのハードルをすべて乗り越えないと行動促進には至らないのです。そのハードルを文章を使って1つ1つ取り除いてあげるのが、行動促進になります。

行動促進は最も収益に直結しやすい一方で、習得ハードルも高いです。マスターすれば売上を上げるマーケターとして重宝されます。

とりペンさん

これって、メールなら100%情報共有の書き方、セールスレターなら100%行動促進の書き方になるの?同じ文章の中に複数のタイプの文章が混在することってあるのかな?

いい視点ですね。では、最後に使い分けについてお伝えします。

4分類は同じ文章でも使い分けることができるの?

「情報共有」「関係構築」「態度変容」「行動促進」の4分類について説明しましたが、これらは1つのアウトプットに対して1種類しか使ってはいけない、というわけではありません。

「1つの文章の中に情報共有と関係構築が同居する」「1つの文章の中に情報共有と行動促進が同居する」ということは珍しくありません。

慣れてきたら、文章の流れに応じて「ここは共感要素高めでいこう」「ここは行動促進の要素を入れよう」など、意図を持ってストーリーを描いてみましょう。

心構えが変われば、文章への向き合い方が変わる

ライティングの業界にいると、業界何年、何十年とライターをやっている方とご一緒します。

ただ、業界歴の長さと文章の質は比例しません。心構えや7つの力について、何かが抜けた状態でずっと書かれている方も少なくないからです。

ですから、ライティング初心者でも心構えをきっちり持って文章と向き合えば、3ヶ月で同等以上の質で書けるようになることも珍しくありません。

いい文章を書くためにはインプットやアウトプットの量も大事ですが、まずは心構えに忠実に、進めていっていください。

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